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5 de dezembro de
2016
Gestão de contratos em papel no SEI
A
partir de 6 de dezembro, os processos físicos (Simproc) relacionados a
contratos administrativos devem ser digitalizados, em arquivos PDF, e
incluídos em um novo processo SEI.
Conforme
a Portaria SMG nº 01/2016, alterada pelas Portarias SMG nº 77/2016 e nº
85/2016, a partir do dia 6 de dezembro de 2016, as atividades de
gestão de contratos firmados em papel devem ser realizadas por meio do
Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Para
isso, os processos físicos (Simproc) relativos a contratos administrativos
devem ser digitalizados para o SEI, em arquivos PDF, e incluídos num novo
processo SEI do tipo Licitações: Gestão de Contratos. Além dos
arquivos PDF, as unidades responsáveis pelos processos devem incluir um
documento interno do SEI chamado Formulário de Identificação de Processo
Digitalizado, que deve ser preenchido e assinado eletronicamente
no sistema, e serve para identificar todos os documentos PDF incluídos no
processo eletrônico.
A
partir daí, todos os eventos contratuais, inclusive os pagamentos, devem ser
tramitados unicamente no processo eletrônico de gestão do contrato. O
processo original em papel deve receber uma cópia do formulário de
identificação de processo digitalizado. Além disso, a unidade responsável
deve registrar no Simproc um despacho informando o número do processo SEI que
dá continuidade ao processo em papel, e deverá mantê-lo temporariamente sob
sua guarda para eventuais consultas no período de transição do meio físico
para o meio eletrônico.
Todas
essas instruções estarão permanentemente disponíveis no portal do Processo
Eletrônico: http://processoeletronico.prefeitura.sp.gov.br/
.
Scanners
para digitalização dos processos
A
Secretaria Municipal de Gestão (SMG), por meio do Programa Nacional de Apoio
à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios (PNAFM) e com apoio da
Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico (SF), adquiriu 210
(duzentos e dez) scanners para viabilizar a digitalização dos processos
administrativos das secretarias municipais e subprefeituras. Já existe um
plano de distribuição que contemplará todos os órgãos. Nos próximos
dias, os equipamentos serão preparados para retirada pelos órgãos junto à SMG.
Para
que as unidades de assessoria de informática dos órgãos administrativos
possam instalar e configurar os scanners, a SMG preparou material de
orientação que acompanhará os equipamentos e também estará disponível na
Internet, bem como o órgão prestará apoio técnico às unidades de informática
locais.
Coordenadoria de
Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação (CGTIC)
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